La technologie a profondément transformé la gestion financière des entreprises. Auparavant, les dirigeants d'entreprise devaient embaucher des comptables pour enregistrer et traiter les données financières manuellement. Or, cette façon de faire coûte plus de temps, d'argent et d'efforts. Cela entraîne également davantage d'erreurs humaines.
L'automatisation et la comptabilité digitale permettent aux chefs d'entreprises et à leur expert-comptable digital d'effectuer des tâches fonctionnelles plus rapidement et plus précisément, ainsi que d'interpréter et de communiquer les données plus efficacement. Ainsi, les dirigeants d'entreprise peuvent se concentrer sur leur rôle stratégique et anticiper des sujets plus complexes, comme la gestion de la trésorerie.
Mais qu'est-ce que la comptabilité digitale exactement et pourquoi devriez vous l'envisager ? Continuez à lire pour le découvrir.
Qu'est-ce que la comptabilité digitale ?
La comptabilité digitale (ou comptabilité numérique) désigne la création, la représentation et le transfert d'informations financières dans un format électronique. Au lieu d'utiliser des documents papier, toutes les transactions comptables sont effectuées dans un environnement digital.
Ce concept est né de la nécessité d'établir un système fiscal plus efficace. La comptabilité digitale est apparue en 2003 comme un projet du gouvernement visant à moderniser l'administration fiscale et douanière (PMATA). Puis sont apparus la facture électronique (NF-e) et le système de comptabilité numérique (Sped) en 2009. En 2015, le système de comptabilité numérique Impôts, sécurité sociale et obligations du travail a été introduit.
Pour dissiper un malentendu, la comptabilité digitale n'élimine pas le rôle d'un expert-comptable, ni ne rejette l'importance des routines comptables. Elle valorise et responsabilise les professionnels de la comptabilité en rendant leur travail plus efficace.
Avantages de la comptabilité digitale
Maintenant que vous savez de quoi il s'agit, examinons ses avantages :
Accès à distance
Nous avons continué à évoluer vers un environnement de travail plus distant. L'un des principaux avantages d'un système de comptabilité digitale est qu'il vous permet d'accéder à distance aux données financières de votre entreprise.
Cela signifie aussi que moins de professionnels sont présents au bureau. Ils n'auront pas besoin de transporter leur ordinateur portable pour accéder aux informations essentielles. Les experts-comptables digitaux proposent des solutions basées sur le cloud et les progiciels de comptabilité digitale vous permettent de vous connecter au système de n'importe où et à tout moment.
Cela est particulièrement utile pour la gestion des flux de trésorerie. Si la situation de votre trésorerie est instable, vous risquez la faillite. Le flux de trésorerie est donc un élément vital de votre entreprise.
Pour un flux de trésorerie efficace, la prise de décision joue un rôle crucial. Avec une application comptable, telles que Pennylane ou QuickBooks, basée sur le cloud, vous pouvez analyser votre trésorerie à distance et prendre des décisions rapides concernant les paiements, les investissements, etc.
En surveillant les flux de trésorerie en ligne, vous développez une meilleure relation avec le process finances de votre entreprise. Vous avez ainsi un meilleur contrôle sur les encaissements et paiements à la fin du mois, de la semaine et même au jour le jour. L'analyse des projections financières et indicateurs financiers doit être claire et sûre, et vous pouvez être certain que le cash sera disponible lorsque vos paiements fournisseurs seront dus.
L'accès en temps réel aux flux de trésorerie vous place dans une bien meilleure position pour décider de l'avenir financier de l'entreprise. Vous êtes plus à même de faire des prédictions précises et de prendre des décisions rationnelles à long terme.
Commodité et amélioration du rythme de la productivité
La facilité d'utilisation est un autre avantage des systèmes comptables numériques tels que Pennylane et QuickBooks. Contrairement aux pratiques comptables manuelles, les applications logicielles de comptabilité sont très faciles à utiliser, offrant confort et commodité aux utilisateurs.
L'objectif de la comptabilité devrait être de tenir des registres commerciaux annuels, trimestriels ou mensuels et d'analyser les données pour prendre des décisions stratégiques. Avec la comptabilité manuelle, vous pouvez passer des heures ou des jours à rassembler des informations sur l'année écoulée pour créer un tableau Excel avec vos flux de trésorerie et autres états financiers.
La comptabilité digitale offre le confort d'exécuter différents process financiers automatisés sur des données facilement accessibles et permet à votre expert-comptable digital d'établir les états financiers en quelques minutes. Les professionnels gagnent beaucoup de temps en compilant et en présentant des rapports et des chiffres pour accélérer leurs process finances.
L'efficacité et la productivité s'en trouvent accrues. En automatisant de nombreuses fonctions financières grâce à la comptabilité digitale, vous pouvez consacrer du personnel à d'autres fonctions essentielles telles que le développement commercial ou les ventes. Cela signifie que vous pouvez potentiellement générer plus de revenus avec la même quantité de ressources.
Sécurité et souplesse
Si les documents comptables papier ne sont pas totalement sûrs (ils peuvent être volés ou détruits par un incendie ou une catastrophe naturelle), la sécurité des données devient une préoccupation plus pressante si vous passez à la comptabilité digitale.
Le problème du stockage et de la gestion des données en interne est que vous pouvez perdre vos données en cas de panne ou de défaillance du système. A moins d'avoir mis en place de solides mesures de sauvegarde et de récupération des données… Imaginez que vous perdiez en un clin d'œil des données comptables obtenues après des années de dur labeur.
Les applications de comptabilité dans le cloud telles que Pennylane ou QuickBooks constituent une solution efficace. Ces apps sont dotées d'un stockage dans le cloud soutenu par plusieurs centres de données pour la sauvegarde de vos données. Beaucoup s'appuient sur la technologie SSL pour le cryptage des données, comme celles utilisées pour sécuriser les informations financières des banques. Avec une solution de comptabilité digitale, vous devriez être en mesure de récupérer ou de sauvegarder vos données même si les choses tournent mal.
Facturation et suivi des paiements faciles
Si vous ne vous occupez pas en temps et en heure de la facturation et du suivi des paiements, vous n’avez pas non plus la possibilité de minimiser les retards de paiement de vos clients. Et, cela peut avoir un impact négatif sur votre trésorerie.
Un système de comptabilité digitale est la meilleure solution à ce problème. Il automatise le processus d'envoi des factures et des demandes de paiement.
Une meilleure intégration et synchronisation
L'un des plus grands défis liés à la gestion comptable manuelle est la faible compatibilité avec les autres outils et apps utilisés dans votre entreprise. Les meilleures solutions de comptabilité digitale telles que Pennylane ou QuickBooks s'intègrent simplement aux autres outils de l'entreprise, tels que le système de caisse enregistreuse digitale, la paie, la banque ou le traitement de commandes d’un site e-commerce, etc.
Ces applications comprennent des écosystèmes de centaines d'applications métier qui permettent de partager librement les données. Aussi, les services d'intégration tels que OneSaas, IFTTT, Zapier ou encore Make permettent d’étendre le nombre d’applications avec lesquelles votre logiciel comptable peut se connecter.
Lorsque vous connectez un logiciel de comptabilité digitale à une autre application métier en ligne, les deux peuvent ainsi se mettre à jour mutuellement en temps réel, quotidiennement ou à la demande en synchronisant automatiquement les données. Il s'agit d'un remplacement utile de la routine d'exportation et d'importation fastidieuse utilisée pour transmettre manuellement les données d'une plateforme à l'autre.
Cela explique pourquoi les processus comptables manuels prennent du retard et conduisent à des versions incomplètes des données auxquelles vous avez accès. Et, la plus simple des erreurs, comme une adresse postale incorrecte, peut entraîner le mécontentement des clients et la perte de ventes.
La synchronisation automatique des données de votre process finances avec les solutions de comptabilité digitale signifie que vous pouvez mettre à jour une adresse ou un courriel à un endroit et qu'il sera automatiquement mis à jour dans d'autres applications.
À mesure que votre entreprise se développe, ces intégrations deviendront de plus en plus importantes. Tous les logiciels de comptabilité n'offrent pas toujours des intégrations flexibles et une synchronisation bidirectionnelle des données. Certains ne font que tirer ou pousser des données, tandis que d'autres font les deux, tels que Pennylane ou QuickBooks. Examinez bien ces caractéristiques lorsque vous choisissez une application comptable.
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Facilite la préparation des impôts
Les pratiques comptables manuelles rendent difficile la collecte des documents fiscaux et la préparation des déclarations à venir. Elles entraînent également un mauvais suivi financier et rendent difficile la mise en réserve de fonds pour le paiement des impôts notamment. Ne pas se préparer à la déclaration d'impôts à l'approche de la date limite présente de sérieux risques.
Bien que vous ne puissiez pas éviter les impôts, les systèmes de comptabilité digitale simplifient le processus de préparation et de déclaration pour vous. La comptabilité digitale vous aide non seulement à organiser et à séparer les fonds pour le paiement des impôts de manière proactive, mais elle simplifie également les calculs d'impôts. Cela devrait vous dispenser du stress angoissant lié à la fiscalité.
Le mauvais suivi financier inhérent à la comptabilité manuelle peut vous faire passer à côté d'amortissements ou de déductions fiscales pour votre entreprise. Pour éviter de négliger des paiements que vous pouvez utiliser pour des déductions fiscales, envisagez de passer à un système de comptabilité digitale.
Sur ce sujet aussi, votre expert-comptable digital Blendy va pouvoir vous accompagner pour respecter les délais légaux et planifier votre fiscalité de manière optimale.
Rapprochement bancaire facilité
Vos enregistrements manuels peuvent être efficaces pour les transactions quotidiennes, mais les chiffres doivent aussi rester cohérents avec ceux du relevé bancaire. Les solutions comptables numériques sont dotées d'outils de rapprochement utiles qui simplifient le repérage des erreurs de transaction et de traitement et permettent de détecter entre autres les vols et les fraudes.
Vous pouvez ainsi connecter vos comptes bancaires traditionnels ou en ligne de Qonto par exemple, mais aussi vos solutions de paiement telles que Stripe. Et même vos outils de gestion de notes de frais, telles que Dext ou Expensify.
Là aussi Blendy vous accompagne pour configurer et connecter l’ensemble de vos applications financières et métier à votre solution de comptabilité digitale.
Fonctions spécialisées
L'industrie technologique semble vouloir créer une application pour chaque fonction métier. Des centaines d'applications de niche ont été développées pour répondre aux besoins de différents secteurs, de l'agriculture à la vente au détail en passant par l'architecture.
En fonction de la complexité de votre activité, une solution de comptabilité digitale pourra vous convenir plus qu’un autre. La vente au détail en ligne, par exemple, implique une gestion fluide des stocks nécessitant l’utilisation d’une application comptable dotée ou compatible avec votre système de gestion des stocks.
Pour faire votre choix, Blendy expert-comptable digital, connait parfaitement les logiciels et applications qui répondent à vos besoins pour mettre en place un process finances performant. Et nous vous accompagnons également pourl'intégration et le paramétrage de de vos apps comptables telles que Pennylane et QuickBooks avec vos autres applications métier.
Un système de stockage des données simplifié
Comme nous l'avons vu précédemment, l'un des inconvénients de la gestion financière est qu'il est souvent difficile de stocker les informations en un seul endroit. Dans un système comptable manuel, vous devrez stocker vos données à différents endroits. L'enregistrement des informations et la gestion de vos livres comptables ne constituent pas forcément un défi. En revanche, rassembler les informations et les utiliser de manière correcte pour créer un rapport complet l'est.
Même si votre système comptable manuel est bien organisé, il est souvent difficile d'organiser les données et de s'assurer que tout se mette correctement en place. Équilibrer écritures et balances comptables peut sembler une tâche relativement facile sur le papier. En réalité, cela demande beaucoup de travail.
Les solutions comptables digitales stockent également les informations dans un espace en ligne dédié, donnant aux dirigeants un accès en temps réel aux détails et informations essentielles. Les données importantes sont accessibles en quelques clics dans les applications comptables numériques. Des flux de trésorerie aux bilans, tout sera accessible.
Accessibilité aux informations financières importantes
Dans une entreprise, l'interdépendance est clé, car chaque département de votre entreprise est lié aux autres pour faire avancer l’ensemble de l’entreprise. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles certaines entreprises sont plus performantes que d'autres. Une entreprise où tous les départements sont reliés entre eux dans un process finances solide est vouée à surpasser les autres entreprises concurrentes.
Cette interdépendance signifie que la direction et tous les départements doivent pouvoir avoir accès aux indicateurs financières essentiels de l'entreprise. Lorsque vous devez accorder un budget supplémentaire à un département précis par exemple, il est essentiel de pouvoir accéder facilement à l’ensemble des données financières et indicateurs de performance business et financiers. Dans le cadre d'une comptabilité manuelle, il peut être difficile de présenter les informations requises en fonction des besoins du département. En outre, une personne devra consacrer du temps supplémentaire à l'accumulation des données requises et au traitement de la paperasse.
Avec des chiffres et indicateurs financiers facilement accessibles, l'équipe et le département concerné peuvent prendre des décisions rapides. Car, plus une entreprise met de temps à prendre une décision, plus cela indique son incapacité à s'adapter et à réagir aux changements de leur environnement concurrentiel. Et cela peut avoir un impact direct sur la performance de l'entreprise et sa pérennité à long terme.
Avec un système comptable digital, le délai de traitement des informations et de prise de décision diminue considérablement et rendant toute sa compétitivité à votre entreprise.
Et pour fiabiliser d’autant plus votre prise de décision, chez Blendy expert-comptable digital vous pouvez profiter de l’expertise de nos Coach Success. Dédiés à la croissance de votre entreprise, ils connaissent les indicateurs financiers à analyser et vous apportent leur expertise financière pour une prise de décision éclairée.
Fiabilité et évolutivité
La caractéristique la plus recherchée des applications comptables telles que Pennylane ou QuickBooks est qu'elles ne commettent pas d'erreurs. L'exactitude des données rend les applications et services automatisés beaucoup plus fiables que les pratiques comptables traditionnelles.
Lorsque nous compilons des données, l'erreur humaine est pratiquement inévitable. Même si les humains peuvent produire des données exactes, la compilation de ces données prend beaucoup plus de temps qu'une machine. Or, l'accumulation et l'analyse de données précises et rapides sont cruciaux car votre entreprise doit pouvoir s'appuyer sur des données fiables pour prendre des décisions stratégiques.
Outre la précision, les systèmes comptables digitaux sont populaires parmi les dirigeants en raison de leur évolutivité. Pour une startup, la gestion manuelle des comptes est acceptable au début. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, votre système de comptabilité nécessitera de nombreuses mises à niveau pour supporter l'augmentation du nombre d’opérations à traiter et à comptabiliser.
Lorsque vous disposez d'un logiciel de comptabilité digital fiable, il vous suffit d'une simple mise à niveau du logiciel pour répondre aux besoins croissants de votre entreprise. Evidemment, votre expert-comptable digital tel que Blendy va là aussi pouvoir vous accompagner pour adapter votre process finance à votre croissance.
Pour conclure
La comptabilité digitale n’est plus une option pour votre entreprise ! Si vous cherchez à développer votre entreprise, vous devez remplacer vos procédures comptables manuelles par une comptabilité digitale.
Avec un système de comptabilité digital, vos données restent à jour, vous gagnez du temps et pouvez enfin prendre les bonnes décisions au bon moment.
Alors, maintenant que vous connaissez la réponse à la question "Qu'est-ce que la comptabilité digitale ?", il est temps de trouver l’application comptable qui convient le mieux à votre entreprise et votre process finances.
Que vous soyez une ESN, start-up, eCommerce ou tout autre acteur du numérique, Blendy, expert-comptable digital vous aide à trouver la bonne solution comptable. Pour en savoir plus sur les avantages de la comptabilité digitale et comment nous vous aidons à transformer votre process finances en outil de développement stratégique pour votre entreprise, réservez un e-RDV dès aujourd'hui.
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